Damiano
Mondo Impresa
L'impresa:
Non c'è nel Codice Civile la definizione di impresa, ma essa è desumibile dalla definizione di imprenditore: art. 2082 CC : "è imprenditore chi esercita professionalmente un'attività economica organizzata al fine della produzione o dello scambio di beni o di servizi". L'impresa è dunque l'attività economica esercitata dall'imprenditore.
Dalla definizione civilistica si ricavano i seguenti caratteri essenziali dell'impresa:
- Professionale: dà luogo ad impresa solo un esercizio abituale dell'attività;
- Economica: cioè finalizzata al lucro;
- Organizzazione: del lavoro, del capitale, delle risorse, ecc...;
- Scopo è quello della produzione di beni materiali (impresa industriale); dello scambio di beni materiali (impresa commerciale); dei servizi (beni immateriali); sempre finalizzati alla realizzazione di un profitto.
L'azienda giuridicamente è (art. 2555 CC) il complesso dei beni organizzati dall'imprenditore per l'esercizio dell'impresa.
Valori:
Per valori d'impresa (core values) si intende un insieme di idee e caratteristiche considerati "fondamentali", e quindi tali da definire lo spirito di azione dell'impresa. Il value statement è la definizione formale dell'insieme di valori propri dell'impresa. Sono l'orientamento strategico di fondo, la filosfia d'impresa.
Vision:
Il termine inglese "vision" significa "capacita' visiva" oltre il normale campo visivo. Ha anche il significato di intuizione e riguarda il futuro. "Vision" viene usato nella gestione strategica aziendale ed indica lo scenario futuro che rispecchia le idee, i valori e le aspirazioni di chi ha il compito di fissare gli obiettivi da raggiungere.
Sebbene venga usato nell'ambito della gestione delle imprese, il termine conserva il suo significato anche nelle organizzazioni, associazioni, negli enti e, secondo me, anche a livello individuale e personale.
La "vision" deve::
- essere chiara, e descrivere in modo semplice un'immagine o uno scenario futuro;
- riferirsi ad obiettivi realistici;
- essere facilmente ricordabile;
- appoggiarsi alle idee e ai valori;
- far immediatamente presa;
- essere nota a tutti gli individui coinvolti nell'azione.
Mission:
La mission di un'impresa è il suo scopo ultimo, la giustificazione della sua stessa esistenza, e al tempo stesso ciò che la contraddistingue dalle altre imprese.
A volte si riduce ad uno slogan, in altri casi mette in evidenza le caratteristiche di fondo relative all'organizzazione. Puo' essere considerata come una strategia di lungo periodo.
La mission deve rispondere alle seguenti domande:
- Chi siamo?
- Cosa facciamo?
- Perché lo facciamo?
Vision, mission e valori costituiscono la strategia d'impresa, svolgono una funzione di comunicazione della strategia, conferiscono identità all'organizzazione, agevolano l'allineamento degli obiettivi individuali e fanno parte del sistema di incentivi individuale dei membri migliorandone i rendimenti.
La gestione strategica delle imprese:
Un'impresa per sopravvivere nel mercato deve creare valore(valore nel senso economico cioe' ricchezza).
Il valore e':
- Utile e dividendi per gli azionisti;
- Retribuzione e reddito per i dipendenti;
- Soddisfazione per i clienti.
La creazione del valore costituisce sia il fine istituzionale; sia il mezzo mediante il quale ottenere una vantaggio competitivo sulla concorrenza.
Un'impresa deve comunicare nell'ambiente in cui opera il proprio sistema di valori, e la propria filosofia.
La mission e' il mezzo con cui un'impresa comunica al mondo esterno come vuole essere identificata, quale immagine vuole offrire di se' e dei suoi prodotti.
L'impresa svolge molteplici attivita' rivolte a raggiungere lo scopo istituzionale; la strategia e' l'insieme delle scelte e delle azioni ritenute piu' idonee, tenuto conto della disponibilita' di risorse e delle condizioni di mercato.
Budget:
Il budget è il bilancio di previsione; e' lo strumento fondamentale di programmazione e controllo dell'azienda. Partendo dalla previsione delle vendite e tenendo conto delle scorte esistenti e dei costi da sostenere (ore uomo, acquisto di materie prime e servizi esterni, ecc.) espone i ricavi presunti.
Normalmente si riferisce all'anno contabile successivo (esercizio).
Quando il budget mette in evidenza gli aspetti economico-finanziari è denominato Profit Plan (programma del profitto).
Il budget: strumento aziendale
Nell'ambito dei sistemi di controllo di gestione, il budget riveste un ruolo molto importante, non tanto e non solo come riferimento operativo generale sull'andamento dell'azienda, ma anche perché, nel suo processo di preparazione:
- obbliga tutti gli enti aziendali a riflettere sulle attività di propria competenza, a pianificare e controllare continuamente le attività nel corso dell'esercizio;
- promuove la comunicazione tra gli enti aziendali e evidenzia confrontandone i fabbisogni spesso contrastanti;
- fornisce dei criteri condivisi di valutazione delle performance.
La preparazione del budget
Il budget, essenzialmente, è il documento formale nel quale:
- si indicano gli obiettivi del periodo,
- si indicano i limiti delle risorse da impiegare,
- si definiscono in sintesi i programmi e progetti,
- si quantificano i fabbisogni di risorse,
- si elabora un piano generale degli impegni,
- si definiscono le priorita' sugli impegni,
- si definisce il piano di copertura delle risorse eventualmente mancanti,
- si correggono i programmi ed i progetti sulla base delle effettive coperture dei fabbisogni,
- si rielabora una nuova versione del piano degli impegni,
- se approvato, il budget e' realizzato; altrimenti si esegue un nuovo ciclo di correzioni.
Coordinamento durante la preparazione del budget:
- Tutti i fattori di produzione aziendali devono essere armonizzati e indirizzati verso un obiettivo comune. Ciascuna funzione è obbligata a relazionarsi con tutte le altre.
- La funzione acquisti non può prescindere dai fabbisogni della produzione;
- la produzione deve avere un'esatta conoscenza del piano e dei tempi delle vendite per programmare al meglio gli impianti e la manutenzione.
- La logistica deve poter supportare al meglio tutta la movimentazione in entrata e uscita.
- Il responsabile risorse umane deve quadrare i conti tra il fabbisogno di ore/uomo e l'organico disponibile.
- ecc.
Concluso l'iter preparatorio, il budget diventa il documento formale di previsione accettato da tutte le funzioni.
Durata del budget
Il budget è stato elaborato tenendo conto di uno scenario analizzato al momento della sua stesura (andamento dei mercati, azioni della concorrenza, ecc.), con riferimento sempre al futuro. Nel corso dell'esercizio alcuni fattori possono far cambiare tale scenario. In tal caso il management deve reagire rapidamente rielaborando le previsioni, riformulando i programmi, e quindi cambiando il budget stesso.
Il periodo di budget normalmente è un anno. Tale periodo viene suddiviso in trimestri, i quali vengono ulteriormente suddivisi in mesi. Questo vale soprattutto per aziende che producono o forniscono servizi con un carico abbastanza distribuito nel corso dell'anno.
Quando invece l'attività è stagionale, la durata si adatta al numero di mesi necessari a includere il periodo di produzione.
In altri casi la durata può anche essere molto più lunga, come ad esempio per uno stabilimento che deve lanciare un nuovo modello di autovettura. Il budget deve coprire tutto il tempo necessario alla progettazione, produzione, vendita e un periodo di post vendita. In questi casi la durata può essere di piu' anni.
Composizione del budget
La struttura essenziale del budget ricalca lo schema del bilancio di esercizio, e non potrebbe essere diversamente, in quanto budget e bilancio devono poter essere confrontati.
In piccole realta' aziendali, i due schemi sono praticamente identici.
Il budget è composto da due parti principali:
- il budget operativo, che e' il conto economico preventivo,
- il budget finanziario, che dettaglia i flussi finanziari derivanti dalle previsioni economiche più gli investimenti.
Il budget operativo è così chiamato perché scende nei dettagli operativi dell'azienda, e, generalmente, è costituito da una serie schede di budget.
Contabilita':
La contabilita' è il sistema di rilevazione degli eventi di carattere economico. L'ambito di utilizzo della contabilita' è qualsiasi struttura, sia pubblica che privata.
La contabilita' intesa come annotazione di operazioni di carattere economico è una pratica conosciuta fin dalla notte dei tempi.
Prima del XV secolo tali fatti venivano registrati con il metodo della partita semplice che prevedeva un semplice elenco di voci. Il matematico Frate Luca Pacioli, detto il Paciolo (1445-1517), nel 1494 definisce per la prima volta, in termini sistematici il metodo della partita doppia, nel libro "Summa di arithmetica, geometrica, proportione et proportionalita", nel capitolo intitolato "Tractatus de computis et scripturis".
Il metodo della partita doppia prevede che per ogni operazione siano eseguite due registrazioni, su due conti distinti, in opposte sezioni (dare / avere), per importi complessivamente uguali, in modo che il totale dei valori registrati nelle due sezioni, sia sempre uguale. Il primo immediato vantaggio di questo metodo è la possibilità di riscontro e di controllo. Il secondo vantaggio è dato dal fatto che con un Piano dei conti strutturato si può avere una visione continua della situazione economica e patrimoniale dell'azienda.
In azienda normalmente esistono due contabilita':
- Contabilità generale: registra tutti i fatti amministrativi intercorsi tra l'azienda e l'ambiente esterno. I dati rilevati sono solo quelli accertati documentati secondo rigide regole formali, i dati sono sintetici.
- Contabilità industriale (anche detta analitica): registra solo fatti di gestione interna. I dati rilevati possono essere analitici, riclassificando costi e ricavi rilevati dalla contabilità generale.
Contabilità generale :
Gli uffici amministrativi delle medie e grandi aziende sono stati i primi ad usufruire dei vantaggi offerti dai sistemi informativi. Oggi, qualsiasi persona in azienda (ed anche in casa) è in grado, con un minimo di addestramento, di gestire la contabilità generale. Verrebbe quindi spontaneo dire che lo strumento principale della contabilità generale è il computer. Ma dietro il computer esiste una metodologia consolidata fatta di terminologia, strumenti e procedure che vale la pena illustrare.
Primanota: e' l'insieme minimo di registrazione, costituita da almeno due imputazioni, una in Dare e una in Avere.
Tracciato Prima nota (esempio):
- Numero Progressivo
- Data immissione
- Numero Registrazione
- Data Registrazione
- Data scadenza
- Conto Dare
- Conto Avere
- Descrizione
- Importo
- Cliente/Fornitore
- Assoggettamento IVA
- Importo IVA
Oggi la gran parte delle prime note è automatica, in quanto generata da sottosistemi specializzati (esempio: fatturazione, paghe, cespiti, ecc.) che "scaricano" in contabilità le registrazioni di propria competenza.
Strumenti:
- Piano dei conti: e' l'elenco di tutte le voci di conto previste in contabilita' generale. Le voci sono organizzate in strutture gerarchiche di tre livelli o più. Le denominazioni più comuni di tali livelli sono gruppo/conto/sottoconto. L'impostazione del Piano dei conti e' teoricamente libera, ma in pratica si tende a seguire lo schema di bilancio, soprattutto per semplificare le operazioni di trasferimento dei valori da contabilita' a bilancio.
- Primanota: e'la prima trascrizione dei movimenti, oggi divenuto quasi virtuale, tuttavia indispensabile per identificare e raggruppare le registrazioni elementari. Infatti il numero e la data di registrazione, insieme alla voce di conto, sono le chiavi di identifcazione univoca di ogni singola registrazione elementare in Dare o Avere.
- Giornale: riporta le registrazioni in ordine cronologico. Per ogni registrazione elementare (una riga di prima nota) comprende almeno: numero data registrazione, conto, descrizione del movimento, importo in Dare o Avere. É un documento obbligatorio, ma di scarsa importanza gestionale. Il documento cartaceo è costituito da una serie di fogli numerati e bollati. Da qui il termine di uso comune di giornale bollato.
- Registri IVA: come il giornale, riportano in ordine cronologico tutte le registrazioni che si riferiscono ad un gruppo/conto/sottoconto IVA. Sono documenti obbligatori, corredati da un Riepilogo a cadenza periodica (trimestrale) che presenta la situazione creditoria o debitoria dell'azienda nei confronti dell'erario.
- Mastro (detto anche "mastrini"): e' organizzato con la stessa struttura del piano dei conti. Per ogni voce riporta tutte le registrazioni relative, in due colonne distinte (Dare e Avere) con il saldo finale al momento della sua elaborazione. Per particolari conti (ad esempio Clienti e Fornitori) si usa anche il termine "partitario".
- Bilancio: riassume la situazione economica e patrimoniale dell'azienda. É organizzato in sezioni: Stato Patrimoniale-Attivo, Stato Patrimoniale-Passivo, Conti d'Ordine, Conto Economico, Dati Integrativi. Le voci di bilancio sono organizzate in una struttura gerarchica su piu' livelli. Lo schema di base di questa struttura e' definita dal Codice Civile che ha recepito la IV Direttiva CEE. É per questo che viene normalmente denominato Bilancio CEE.
Procedure tipiche della contabilita' generale:
- Rilevazione. I dati in entrata sono contenuti in una o più primenote di contabilita', registrate a mano o provenienti da interfacce automatiche di altri moduli del sistema informativo. Ciascuna riga di primanota viene "scritta" sul giornale, in ordine cronologico, e sui "mastrini", sotto la voce di conto interessata. Se si tratta di una riga IVA, viene anche "scritta" sul registro IVA interessato.
- Estratto conto "mastrino". È la visualizzazione o stampa delle registrazioni contenute in uno specifico conto, in genere un sottoconto, per un determinato periodo (dal... al...). Contiene i saldi in Dare e Avere di inizio e fine periodo.
- Estratto conto Clienti/Fornitori. Denominato anche partitario clienti/fornitori (dalle registrazioni dette anche "partite"); e' la visualizzazione o stampa delle registrazioni contenute in uno specifico conto instestato ad un cliente o fornitore, per un determinato periodo (dal... al...). Contiene i saldi in Dare e Avere di inizio e fine periodo. Puo' essere consuetudine inviarlo periodicamente al cliente o fornitore.
- Chiusura mese. Oggi questa procedura ha significato solo come obbligo civilistico. E' infatti obbligatorio produrre e mantenere disponibile per qualsiasi richiesta degli organi di controllo la documentazione di tutti i movimenti rilevati, con cadenza mensile.
- Chiusura di esercizio. Consiste nella preparazione e redazione del bilancio di esercizio, che avviene alcuni mesi dopo la data a cui si riferisce, entro limiti posti dal Codice Civile. Questo perche' occorre attendere la certezza di chiusura di specifiche partite contabili, una delle quali è, ad esempio, l'IVA, ma riguarda anche aspetti finanziari come calcolo di interessi e oneri, ed i rapporti con clienti e fornitori.
Contabilita' Industriale:
La contabilità industriale si sviluppa intorno agli anni settanta, dalla necessita' di avere informazioni dettagliate sui costi. Infatti i mercati si allargavano, la concorrenza cresceva, le grandi industrie non potevano produrre e basta, ma dovevano produrre a costo più basso.
Il primo passo è stato l'istituzione della contabilità analitica.
La registrazione di contabilita' generale prevede: una riga fornitore, una riga costo materiali e una riga IVA; non è sua competenza sapere a chi sono andati quei materiali, o beni o servizi, e come sono stati utilizzati.
Qui entra in gioco la contabilità analitica la cui funzione primaria è quella di dettagliare quanto registrato con la contabilità generale, con l'indicazione della destinazione, in caso di acquisti o della provenienza, in caso di vendite. Rilevare costi e ricavi secondo destinazione e provenienza rappresenta la fondamentale differenza con la contabilità generale, che rileva invece solo per "natura". Oggi la tecnica di rilevazione analitica è ampiamente consolidata e strettamente interconnessa con la contabilità generale, anche a livello di sistema informativo.
Ma in questo passo avanti nella gestione aziendale manca ancora un tassello fondamentale, la tempestività.
Conoscere in dettaglio i costi da addebitare ad una unità produttiva, (macchina o centro di lavoro), è utile, per il futuro, esempio per il prossimo budget, ma non serve alla gestione quotidiana, se tali informazioni non sono sufficientemente immediate. Il problema della contabilità analitica, diretta emanazione della generale, è che non fornisce alcuna informazione finché il fatto non è accertato. In altri termini: per la gestione interna sono più utili dati approssimati e tempestivi piuttosto che dati esatti avuto con ritardo. Il ritardo può impedire di correggere in tempo una situazione interna provocando seri danni all'azienda nel suo complesso.
Qui entra in gioco la contabilita' industriale, che, pur acquisendo tutta la massa possibile di informazioni dalla contabilità analitica e generale, crea e gestisce proprie rilevazioni, approssimate, ma tempestive, quindi effettivamente utili alla gestione interna.
Terminologia:
- Centro di responsabilità, centro di costo, centro di ricavo. É l'unità aziendale elementare. Può essere un reparto, un gruppo operativo costituito da macchine e uomini, una qualsiasi unità operativa definita con lo scopo di attribuire i costi. Può, ma non necessariamente, essere una delle unità inserite nell'organigramma aziendale. Serve per facilitare la rilevazione e il controllo dei costi di lavorazione e la ripartizione tecnica dei costi indiretti.Si classificano in principali o produttivi, ausiliari, comuni, o generali, in funzione della loro appartenenza diretta o indiretta ai processi produttivi. L'insieme dei centri di responsabilità forma il Piano dei centri di responsabilità.
- Voce di spesa. Definizione univoca aziendale di una tipologia di costo indiretto. Esempi: manodopera, energia, materiali di consumo, cancelleria, ecc. Così come in contabilità generale i valori sono attribuiti ad una voce di conto, in contabilità industriale sono attribuiti ad una voce di spesa. É l'unità elementare del Piano delle Voci di Spesa.
- Costo diretto. Spesa sostenuta specificatamente ed esclusivamente per un determinato prodotto o reparto produttivo.
- Costo indiretto. Spesa sostenuta per più prodotti o reparti produttivi, o intera azienda, che possono essere riferiti al singolo prodotto solo in via indiretta, mediante le cosidette ripartizioni. La distinzione tra diretto ed indiretto varia a seconda dell'organizzazione tecnica della produzione e secondo l'oggetto del costo. Una parte importante della contabilità industriale è incentrata sullo sforzo di trasformare i costi indiretti in costi diretti.
- Costo standard. Costo teorico tipico riferito ad una specifica realtà aziendale, con determinate caratteristiche funzionali, per un periodo di tempo stabilito. Lo standard si riferisce in particolare a materiali, manodopera e spese generali. Scopo dello standard è fornire un costo laddove tale costo non è determinabile con dati certi. Esempio: il costo di manodopera in un determinato mese, sarà noto almeno il mese successivo, e potrebbe variare, con effetto retroattivo, anche dopo molti mesi a causa di conguali, rinnovi di contratto, ecc. Da qui l'esigenza di utilizzare valori probabili, determinati con analisi anche complesse della storia di quel determinato costo, integrate da previsioni sul territorio, sul mercato, sui movimenti socio-economici, previdenziali, assistenziali, ecc. Lo standard è anche un tipico valore per i sistemi di preparazione e gestione del budget.
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